Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Zahn Rat UG

 

- Die Unternehmensberatung von Zahnärzten für Zahnärzte -

 

Hauptstr. 18 - 21709 Himmelpforten

 

Tel: 04144-616630 - Fax: 04144-61663-29

 

dr.schmehl@zahnrat-coaching.de - www.zahnrat-coaching.de 

 

 

 

1. Geltungsbereich\

 

 

Anwendungsbereich der Bedingungen Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Vertragsabschlüsse, Beratungsleistungen und sonstigen Dienstleistungen, die das Beratungsunternehmen Zahn Rat UG (nachfolgend "Berater") gegenüber Zahnärzten, Zahnarztpraxen, MVZ (Medizinische Versorgungszentren), KFO-Praxen, zahnärztlichen Gemeinschaftspraxen und zahnmedizinischen Einrichtungen (nachfolgend "Auftraggeber") erbringt. Die AGB gelten auch für alle Folgeaufträge, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Bestandteil des Vertrags, es sei denn, der Berater hat ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn der Berater in Kenntnis der AGB des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos erbringt.

 

Dynamischer Charakter der AGB Der Berater behält sich vor, die AGB zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle und einzig gültige Fassung der AGB kann jederzeit auf der Website des Beraters unter [URL www.zahnrat-coacing.de/agb ] abgerufen werden. Der Auftraggeber wird vor Vertragsschluss auf die Möglichkeit hingewiesen, die AGB auf der Website einzusehen und zu speichern. Änderungen der AGB werden dem Auftraggeber in Textform (z.B. per E-Mail) mitgeteilt. Sofern der Auftraggeber den geänderten AGB nicht innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt der Mitteilung widerspricht, gelten die geänderten AGB als vereinbart. Der Berater wird den Auftraggeber in der Mitteilung auf die Widerspruchsfrist und die Bedeutung seines Schweigens besonders hinweisen.

 

2. Vertragsgegenstand\

 

Beratungsleistungen für Zahnarztpraxen Der Berater erbringt beratende Dienstleistungen insbesondere in den Bereichen Praxismanagement, Praxisorganisation, Praxisablaufoptimierung, wirtschaftliche Beratung (inkl. Umsatz- und Kostensteuerung), Marketing und Patientenakquise, Personalmanagement, Digitalisierung, Compliance, Qualitätsmanagement (z.B. ISO-Zertifizierung), Abrechnungswesen (BEMA/GOZ), Praxisgründungsberatung, Praxisnachfolgeberatung und sonstige zahnarztspezifische Beratungsthemen. Die Beratung kann sowohl vor Ort in der Praxis des Auftraggebers als auch online oder telefonisch erfolgen. Der genaue Leistungsumfang, die Beratungsintensität und der zeitliche Rahmen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, der Leistungsbeschreibung, dem Projektplan oder dem gesonderten Beratungsvertrag.

 

3. Vertragsabschluss

 

Zustandekommen des Beratungsvertrags Der Beratungsvertrag kommt durch schriftliche Bestätigung des Beraters, durch Unterzeichnung eines Beratungsvertrags oder durch konkludentes Handeln (Aufnahme der Beratungstätigkeit) zustande. Angebote des Beraters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für mündliche Nebenabreden. Die Schriftform kann durch Telefax oder elektronische Übermittlung (z.B. per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur) gewahrt werden, sofern dies zwischen den Parteien vereinbart ist.

 

4. Leistungsumfang der Beratung

 

Umfang und Grenzen der Beratungsleistungen Die Beratung erfolgt auf der Grundlage der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen, Unterlagen und Daten. Der Berater bemüht sich, im Rahmen des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs eine bestmögliche, fachgerechte und wirtschaftlich sinnvolle Beratung zu gewährleisten. Die Beratung erstreckt sich nicht auf die ärztliche Diagnosestellung, medizinische Behandlungsempfehlungen, therapeutische Entscheidungen oder die Ausübung der Heilkunde, die der alleinigen Verantwortung und dem fachlichen Ermessen des Zahnarztes unterliegen. Der Berater übernimmt keine Garantie für den Erfolg der Beratung, insbesondere nicht für die Erreichung bestimmter Umsatzziele, Patientenzahlen oder wirtschaftlicher Ergebnisse, da diese von zahlreichen Faktoren abhängen, die nicht im Einflussbereich des Beraters liegen.

 

5. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

 

Unterstützungspflichten bei der Beratung Der Auftraggeber ist verpflichtet, die zur Durchführung der Beratung erforderlichen Informationen, Unterlagen, Daten und Zugangsdaten vollständig, wahrheitsgemäß und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Er hat den Berater bei der Durchführung der Beratung angemessen zu unterstützen, insbesondere durch Bereitstellung von geeigneten Arbeitsplätzen, Zugang zu den erforderlichen Systemen (Praxisverwaltungssoftware, Abrechnungssysteme, etc.), Benennung kompetenter Ansprechpartner und Einräumung der notwendigen Zeit für Beratungsgespräche. Der Auftraggeber gewährleistet, dass die überlassenen Informationen und Daten frei von Rechten Dritter sind und ihre Nutzung durch den Berater nicht gegen gesetzliche Vorschriften oder Rechte Dritter verstößt. Verzögert sich die Beratung durch fehlende, unvollständige oder unrichtige Mitwirkung des Auftraggebers, kann der Berater die dadurch entstandenen Kosten (insbesondere Wartezeiten) in Rechnung stellen.

 

6. Honorar und Vergütung\

 

Abrechnung der Beratungsleistungen Das Honorar richtet sich nach der zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarung, insbesondere nach dem Angebot, der Leistungsbeschreibung, dem Projektplan oder dem Beratungsvertrag. Das Honorar kann nach Zeitaufwand (Stundensatz), als Festpreis, als Pauschale (z.B. Tagespauschale), als monatliches Retainer oder als Kombination dieser Abrechnungsarten vereinbart werden. Die Abrechnung erfolgt monatlich, nach Abschluss eines Projektabschnitts oder nach Beendigung der Beratung, je nach Vereinbarung. Reisezeiten werden mit 50% des vereinbarten Stundensatzes abgerechnet, sofern nicht anders vereinbart. Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen) werden gesondert nach Aufwand in Rechnung gestellt. Kosten für Drittleistungen (z.B. externe Dienstleister, Softwarelizenzen, Materialien) werden separat in Rechnung gestellt.

 

7. Zahlungsbedingungen

 

Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten Rechnungen des Beraters sind ohne Abzug nach Rechnungserhalt zur Zahlung fällig. Die Zahlung erfolgt auf das in der Rechnung angegebene Bankkonto. Bei Zahlungsverzug berechnet der Berater Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 247 BGB. Darüber hinaus behält sich der Berater vor, Mahngebühren in angemessener Höhe (in der Regel 10,00 € pro Mahnung) zu erheben. Der Auftraggeber kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenansprüchen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Auftraggeber nur ​zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht und der Gegenanspruch unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.

 

Dauermandate: Bei Dauermandanten, bei denen die Beratung für 3 oder mehr Monate vereinbart wird, erfolgt die Zahlung durch Lastschrifteinzug jeweils vorschüssig zum Monatsanfang. Die Betreuungsphase verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, wenn nicht 6 Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt wird.

 

 

 

8. Termine und Fristen\

 

Abstimmung von Beratungsterminen Beratungstermine werden nach Absprache zwischen den Parteien vereinbart und schriftlich oder per E-Mail bestätigt. Termine können von beiden Parteien unter Einhaltung einer Frist von 48 Stunden (2 Werktage) schriftlich oder per E-Mail ohne Kostenfolge abgesagt oder verschoben werden. Bei kurzfristiger Absage (weniger als 48 Stunden vor dem Termin) oder Nichterscheinen des Auftraggebers ist der Berater berechtigt, das für den Termin vereinbarte Honorar vollständig in Rechnung zu stellen, es sei denn, der Auftraggeber weist nach, dass ihm kein Verschulden an der Absage trifft (z.B. Krankheit, Notfall). Dies gilt nicht für Fälle, in denen der Berater den Termin kurzfristig absagt oder verschiebt. Der Berater behält sich vor, Beratungstermine aufgrund von Krankheit, Urlaub oder sonstigen wichtigen Gründen abzusagen und nachzuholen.

 

9. Rechte und Pflichten der Parteien

 

Gegenseitige Verpflichtungen im Beratungsverhältnis Der Berater verpflichtet sich zur gewissenhaften, fachgerechten und termingerechten Durchführung der Beratung unter Beachtung der allgemein anerkannten beruflichen Standards und der Grundsätze ordnungsgemäßer Beratung. Er ist zur Verschwiegenheit über alle ihm im Rahmen der Beratung bekanntgewordenen geschäftlichen, betrieblichen und persönlichen Geheimnisse des Auftraggebers sowie über Patientendaten verpflichtet. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Beratungsergebnisse nur im vereinbarten Rahmen zu nutzen, insbesondere nicht für Wettbewerbszwecke einzusetzen, und Dritte nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Beraters an den Beratungsergebnissen teilhaben zu lassen. Der Auftraggeber stellt sicher, dass seine Mitarbeiter und sonstigen Beauftragten, die Zugang zu den Beratungsergebnissen erhalten, diese Verschwiegenheitspflicht ebenfalls einhalten.

 

10. Haftung und Gewährleistung

 

Beschränkung der Beratungshaftung Die Haftung des Beraters auf Schadensersatz ist beschränkt auf Fälle vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Handelns. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Berater nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet, und zwar begrenzt auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Vermögensschäden, Datenverluste und Schäden aus Ansprüchen Dritter ist ausgeschlossen, soweit diese nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Handeln beruhen. Die Haftung ist der Höhe nach auf das für den jeweiligen Schadenfall vereinbarte Honorar, maximal 50.000,00 €, begrenzt, sofern nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Die Haftungsbegrenzung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf einer schuldhaften Verletzung von Garantien beruhen.

 

11. Datenschutz und Vertraulichkeit

 

Anwendbare Datenschutzvorschriften Der Berater verpflichtet sich zur strikten Einhaltung aller anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Berufsausübungsrechts für Zahnärzte. Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die von ihm zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten. Der Berater tritt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO auf und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisungen des Auftraggebers.

 

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Zwischen den Parteien wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Einzelheiten der Datenverarbeitung regelt. Dieser AVV ist Bestandteil des Beratungsvertrags und wird dem Auftraggeber vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt. Der AVV enthält insbesondere Regelungen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung, den technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Unterauftragsverarbeitern, den Weisungsbefugnissen des Auftraggebers, den Kontrollrechten und den Mitwirkungspflichten.

 

Verarbeitung von Gesundheitsdaten Patientendaten und Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO unterliegen einem besonders hohen Schutz. Diese Daten werden nur in dem zur Beratungserfüllung unbedingt erforderlichen Umfang verarbeitet. Der Berater trifft geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, insbesondere durch Verschlüsselung und Pseudonymisierung soweit technisch möglich. Die Verarbeitung erfolgt nur auf der Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person oder gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Versorgung im Gesundheitswesen).

 

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) Der Berater trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen umfassen insbesondere: Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungskontrolle. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den technischen Fortschritt angepasst.

 

Datenübermittlung und -speicherung Die Übermittlung von Daten zwischen den Parteien erfolgt über verschlüsselte Kanäle (z.B. TLS-verschlüsselte E-Mail-Verbindungen, sichere Dateiübertragungsdienste). Die Speicherung der Daten erfolgt auf gesicherten Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und unter Einhaltung der Anforderungen der DSGVO (z.B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln).

 

Löschung und Rückgabe von Daten Nach Abschluss der Beratung oder bei Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle vom Berater verarbeiteten personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht oder an den Auftraggeber zurückgegeben, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen. Der Berater bestätigt dem Auftraggeber schriftlich die Löschung oder Rückgabe der Daten. Eine etwaige Kopie der Daten wird gelöscht, es sei denn, die Speicherung ist aus gesetzlichen Gründen erforderlich.

 

Meldepflichten bei Datenpannen Der Berater meldet dem Auftraggeber unverzüglich und angemessen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Datenpanne) im Sinne von Art. 33 DSGVO, soweit diese im Rahmen der Auftragsverarbeitung auftritt. Die Meldung enthält zumindest eine Beschreibung der Art der Datenpanne, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze sowie die Namen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen.

 

Benennung von Datenschutzbeauftragten Der Berater benennt einen Datenschutzbeauftragten im Sinne von Art. 37 DSGVO und teilt dessen Kontaktdaten dem Auftraggeber mit. Der Datenschutzbeauftragte steht für alle Fragen zur Datenverarbeitung zur Verfügung. Der Auftraggeber kann sich jederzeit direkt an den Datenschutzbeauftragten des Beraters wenden.

 

Rechte der Betroffenen Der Berater unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner Pflichten zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gemäß den Art. 15-21 DSGVO. Der Berater stellt dem Auftraggeber die hierfür erforderlichen Informationen unverzüglich zur Verfügung.

 

Aufbewahrungsfristen Der Berater speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Beratungsvertrags erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Speicherung aus gesetzlichen Gründen erforderlich ist.

 

Kontaktaufnahme zu Betroffenen Der Berater nimmt ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers keine direkte Kontaktaufnahme zu Patienten oder anderen betroffenen Personen auf. Alle Anfragen betroffener Personen werden unverzüglich an den Auftraggeber weitergeleitet.

 

Vertraulichkeitspflicht Der Berater verpflichtet sich, über alle ihm bekanntgewordenen vertraulichen Informationen des Auftraggebers, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, Betriebsgeheimnisse, Kundenlisten, Preisstrukturen und strategische Informationen, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren und diese nicht an Dritte weiterzugeben. Diese Vertraulichkeitspflicht gilt unbefristet.

 

Zur Verfügung gestellte Unterlagen: Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle ihm im Rahmen der Betreuung zur Verfügung gestellten Informationen und Materialien ausschließlich in seiner Praxis zu verwenden, insbesondere diese nicht an Dritte außerhalb seiner Praxis weiterzugeben. Er wird auch seine Mitarbeiter entsprechend schriftlich verpflichten. Diese Maßgabe gilt auch unbegrenzt über das Ende der Coachingzeit hinaus.

 

Vertragsstrafe: Für jeden Fall einer Zuwiderhandlung gegen die Vertraulichkeitsverpflichtung ist es üblich, dass eine Vertragsstrafe verwirkt wird. Diese ist in jedem Einzelfall separat zu vereinbaren. Übliche Höhe der Vertragsstrafe ist 100.000,- Euro.

 

 

 

12. Urheberrecht

 

Schutz geistigen Eigentums an Beratungsergebnissen Alle vom Berater im Rahmen der Beratung erstellten Unterlagen, Konzepte, Präsentationen, Analysen, Berichte, Strategiepapiere, Checklisten, Vorlagen und sonstigen Ergebnisse sind urheberrechtlich geschützt und stehen dem Berater als geistiges Eigentum zu. Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Bezahlung des Honorars das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Beratungsergebnisse für seine eigenen Zwecke in der eigenen Zahnarztpraxis zu nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine Veröffentlichung, eine Nutzung in anderen Praxen oder eine Nutzung für andere als die vereinbarten Zwecke bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Beraters. Der Berater behält sich das Recht vor, die im Rahmen der Beratung gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungswerte für andere Beratungsprojekte zu nutzen, soweit dabei keine vertraulichen Informationen des Auftraggebers offenbart werden.

 

 

 

13. Kündigung\

 

Beendigung des Beratungsvertrags Der Beratungsvertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende ordentlich gekündigt werden, sofern nicht eine abweichende Laufzeit (z.B. bei Festpreisprojekten und insbesondere bei Praxiscoaching, das regelmäßig für die Dauer von mindestens 36 Monaten abgeschlossen wird) vereinbart wurde. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei ihre vertraglichen Pflichten schwerwiegend verletzt, wenn eine Partei bei auf Dauer angelegten Verträgen mit mehr als 2 Monatsraten in Verzug gerät, wenn eine Partei zahlungsunfähig wird oder wenn die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für die andere Partei unzumutbar ist. Bei Verträgen mit festem oder über einen längeren Zeitraum erforderlichen Leistungsumfang (z.B. Festpreisprojekte oder auf Dauer angelegte Verträge wie Praxiscoachings) ist eine ordentliche Kündigung vor Abschluss des Projekts nicht möglich, es sei denn, beide Parteien stimmen einer vorzeitigen Beendigung zu. Im Falle der Kündigung ist das Honorar bis zum Kündigungszeitpunkt vollständig zu zahlen. Bereits erbrachte Teilleistungen sind zu vollständig vergüten.

 

 

 

14. Schlussbestimmungen

 

Nebenabreden: Grundsätzlich enthalten die vertraglichen Vereinbarungen sämtliche Regelungen, die zwischen den Parteien getroffen sind. Nebenabreden bestehen nicht.

 

Grundsatz Schriftform: Änderungen und Ergänzungen des Beratungsvertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt nicht für Änderungen der AGB selbst, die gemäß Abschnitt 1 erfolgen können. Die Schriftform kann durch Telefax oder elektronische Übermittlung (z.B. per E-Mail) gewahrt werden, sofern die übermittelte Erklärung für den Empfänger verfügbar ist und während eines angemessenen Zeitraums gespeichert bleiben kann. Hiervon ausgenommen sind Erweiterungen des Auftrages; hierfür ist die Textform ausreichend.

 

Salvatorische Klausel und Vertragsänderungen Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken in den AGB.

 

 

 

Gerichtsstand: Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Beraters, sofern der Auftraggeber im juristischen Sinne Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Für den Fall, dass der Auftraggeber keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat oder seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nach Vertragsabschluss ins Ausland verlegt, ist ebenfalls der Sitz des Beraters ausschließlicher Gerichtsstand. Für Verbraucher im Sinne von § 13 BGB gilt der gesetzliche Gerichtsstand. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).\

\

 

Die jeweils aktuelle Fassung dieser AGB kann unter [www.zahnrat-coaching.de/agb] eingesehen und heruntergeladen werden.

 

Stand: [22.04.2026]